В бухгалтерской практике часто возникают случаи, когда сотрудники оплачивают услуги через мобильные приложения банков и приносят только «чек по операции». Это вызывает резонный вопрос: может ли этот документ служить основанием для признания расходов?
Давайте разберемся, достаточно ли этого документа для учета и каким нормативным актам следует следовать.
Суть вопроса
Сотрудник, работающий с подотчётными суммами, произвел платёж через мобильный банк для пополнения лицевого счёта отдела бюджетной организации.
В бухгалтерию предоставлены следующие документы:
- заявка-обоснование закупки ТРУ малых объемов;
- «чек по операции» из банка.
При этом кассовый чек с QR-кодом отсутствует. В учётной политике организации прописано, что подтверждают расходы:
- кассовые чеки;
- товарные чеки;
- квитанции от электронных терминалов.
Можно ли учитывать такие расходы?
Что такое «чек по операции» из банковского приложения?
«Чек по операции» — это документ, который выдается мобильным приложением банка после завершения платежа.
Он обычно содержит:
- дату и время транзакции;
- сумму платежа;
- получателя средств.
Однако документ не имеет обязательных реквизитов, предусмотренных законом о контрольно-кассовой технике (ККТ).
Позиция Минфина России
Согласно разъяснениям Минфина России от 25.02.2025, кредитные организации не применяют ККТ при проведении банковских операций.
Таким образом, «чек по операции» не может считаться кассовым чеком в соответствии с законодательством о ККТ.
Когда необходим кассовый чек?
Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ от 22.05.2003:
- организации и индивидуальные предприниматели при расчетах с физическими лицами обязаны использовать онлайн-кассы;
- покупателям должен быть выдан кассовый чек — в бумажной или электронной форме;
- электронный чек может быть направлен на телефон или e-mail.
В случае необходимости можно получить электронный чек через сервисы ФНС.
Как подтверждаются расходы подотчётного лица?
Расходы регистрируются в учете на основе:
- утверждённого отчета подотчётного лица;
- соответствующих документов, что подтверждают факт получения товаров, работ или услуг, а также факт оплаты.
Перечень допустимых документов фиксируется в учётной политике учреждения.
Можно ли принять «чек по операции» вместо кассового чека?
Минфин в своих разъяснениях допускает использование других документов, при отсутствии кассового чека, если они подтверждают факт оплаты.
Среди таких документов могут быть:
- слипы;
- квитанции электронного терминала;
- документы, подтверждающие операции с использованием платежной карты.
Таким образом, если «чек по операции» может идентифицировать получателя средств, дату и сумму платежа, то его можно принять к учету, однако рекомендуется явно прописать возможность использования подобных документов в учётной политике и по возможности запрашивать у банка заверенные копии платежей.